Kui raamatupidaja on andmesisestaja, siis raamatupidamise tegemiseks tuleks tööle võtta veel üks raamatupidaja. Aga efektiivsemat ja kvaliteetsemat teenust nii ei sünni, kui paberitöölt ei liiguta digimaailma, tõdeb auditivaldkonda liikunud endine raamatupidaja Kaie Moisa.
Audiitorid, tehes aastaaruande auditeid, näevad paraku ikka veel, kuidas raamatupidajad teevad jätkuvalt arutut ja ebaefektiivset käsitööd, pluss lisaks hulk valearveid, mida e-arveteid kasutades ei tekiks. Tulemusena on raamatupidaja väsinud ja mattunud mõttetu töö alla ehkki sellise töö saaksid ära teha masinad ja robotid.
Siin on kuus praktilist soovitust raamatupidajatele.
- Paber on kindel aja- ja raharöövel
Paberdokumentide liigutamine, menetlemine, arhiveerimine, säilitamine jne on ajast ja arust, sest info saamine jääb venima, paberid kaovad, info saatmine on tüütu ja ebamugav. Kõik see kokku raiskab aega ja närve ning on vastuolus ka rohelise mõtteviisiga.
- Võta vastu e-arveid, need on turvalised ja kiired
E-arveid vastu võttes võid olla kindel, et ettevõtte raamatupidamisse ei satu „õngitsejate“ petuarved või kogemata mõne teise ettevõtte dokumendid. E-arve liigub kiiresti, kui kinnitajad tegutsevad kiiresti ning raamatupidamisinfo on tänu sellele ka värske. Raamatupidaja ülesanne on hinnata raamatupidamisprogrammi jõudnud arve korrektsust ja see programmi vastu võtta, arvel olev info jõuab programmi automaatselt.
- Kasuta arvete ja tšekkide digiteerimist
Tihti on arve esimene sihtkoht ikkagi sinu e-postkast ja sealt saada arved läbi Costpocketi oma raamatupidamisprogrammi. Digiteerimine on ülimugav, kui kuludokumentideks on enamasti tšekid. Tšeki saad äpiga pildistada ja saata kohe raamatupidamisprogrammi.
- Liidesta programmid omavahel
Müügi – ja laoprogrammide liidestused liigutavad infot automaatselt, see on kiire ja vigadeta.
- Kasuta panga otseühendusi mõlemal suunal
Sinu ettevõtte pangatehingud liigub programmi igapäevaselt ja automaatselt. Korrektsed kanded, kus summa, klient ja arve number klapivad, kinnitatakse automaatselt. Raamatupidamise programmis genereeri maksekorraldused ja saada panka. See on kiire, aitab vältida vigu ja on tasuta.
- Väldi kordustegevusi
Seadista olulised aruanded nii, et tarkvara genereeriks need automaatselt ja sulle vajalikul ajal, see on oluline ajasääst.
