Kaie on raamatupidamisbüroo FMJ tegevjuht. Firmas töötab 7 raamatupidajat, kontorid asuvad Tartus ja Jõhvis ning FMJ on pakkunud raamatupidamisteenuseid juba üle 20 aasta. Kaie kirjeldab, et neil on töö juures rohkem nagu partnerite süsteem kui et ülemuse-alluva oma. Ta ütleb, et ta tõesti usub sellisesse mudelisse, sest on ka muude ettevõtete juures märganud, et hästi läheb nendel firmadel, kes aduvad, et töötajad ongi nende tegelik väärtus.
Lisaks ütleb ta ilma häbenemata, et armastab raamatupidamist. Isegi, kui helistab kliendi asemel näiteks koolikaaslane, on tal tõesti hea meel, kui saab kedagi aidata. “Lisaks meeldib mulle see, kui mu käest küsitakse midagi, mida ma ei tea,” ütleb Kaie “siis tekib hasart, et teada saada.”
Kuidas töö enne käis
Oli nii, et korra nädalas tulid dokumendipakkidega sekretärid meie juurde. Või siis saadeti arved e-mailile. Igatahes oli kord nädalas vaja arved maksmiseks sisestada, et mitte maksetähtajast üle minna. Siis pidi arved ära sorteerima kuupäevalisse järjekorda ja see oli ikka üks tüütu tegevus. Järjekord oli tähtis, et hiljem oleks võimalik arhiivist neid dokumente üles leida. Siis pidi andmeid sisestama ja pärast seda kausta arhiivikappi ära panema.
See ei olnud raske töö, aga see oli lihtne töö mis võttis palju aega. Vanasti sai ka meilile tulnud arveid välja printida, hiljem neid Meritisse käsitsi manusteks siduda.
Tšekkidega oli nii, et klient tõi tšekid, tšekist tehti koopiamasinaga koopia ja tšekk klammerdati sinna külge. Et ikka 8 aasta pärast ka midagi lugeda oleks. “Siis loomulikult andmesisestus, see oli ikka mega käsitöö, seda said assistendid kogu aeg teha. Veel mõned aastad tagasi meil ei olnud kahte suurt ekraani ja printisime muudkui välja kõike”.
Tüütu oli näiteks ka üldmeilile tulnud arvete kohta juhatajalt välja uurimine, et kas too arve ka maksmisele läheb.
Kuidas töö nüüd käib?
Elu käis oma sissetallatud rada, kuni sellel saatuslikul esimesel juulil oli vaja hakata e-arveid kasutama. Kaie kujutas juba ette, kuidas ta veedab aega Arvekeskuses andes klientele ligipääse ja siis neid koolitab-juurutab.Siis aga leidis leidis ta CostPocketi ja ei suutnud uskuda, et kas see äpp on päriselt ka nii lihtne. “Lõpetasin vanad süsteemid päevapealt ära.”
Kui klient saadab juba arve edasi, siis see ongi juba tema kinnitus, et arve kuulub maksmisele. “Mul ei ole ühtegi kausta, ma ei pea midagi välja printima. Mõned vanakooli raamatupidajad tulevad küsivad, et kas me tõesti päriselt ei prindigi enam midagi välja?”
Osa arhiivikappe võib ära saata. “Sorteerimine? Arvuti teeb seda automaatselt” naerab Kaie ja mõtleb kõikidele nendele tundidele-päevadele-kuudele, mis sai veedetud dokumente järjekorda sättides.
Töö on nüüd kindlasti sujuvam. “Kui tekib vaba hetk, saab jälle kinnitamata arved läbi käia”. Võidame nii ajaliselt kui ka efektiivsuselt. “Täna näiteks võtsin juba viis arvet sisse ja see töö on nüüd tehtud. Kõik asjad on juba samal päeval maksmises”. Vanasti oli see kuidagi hästi tehniline mõttetu toksimine ja seda enam ei ole.
Kui varem oli tööl 2 täiskohaga assistenti, siis nüüd saab neid kasutada juba pearaamatupidajatena, kuna andmesisestustöö on vähenenud. “Ma ei liialda, kui ütlen, et ma olen poole efektiivsem, sest tööd on vähem”. Manused jooksevad ise Meritisse ja ei pea enam meeles pidama, mis manused veel sisestamata on. Ja see ettevalmistus tööks on ära kadunud, see enese kokkuvõtmine et “näe siin lauanurgal on see patakas ja ma nüüd panen selle kõik sisse.””
CostPocketi juures meeldib just see töövoo loogilisus. Loomulikult peab andmed üle kontrollima, aga see on lihtsam ja loogilisem. Lisaks kiidab Kaie klienditeenudist: “Kui muidu klienditoega rääkides tundub, et klienditugi tahaks nagu minema hiilida, siis Joonas on alati püüdnud kaasa mõelda ja asjad võimalikult kiiresti korda saada.”
Raamatupidaja muutunud roll
“Vanasti nägime kliente hästi tihti, nüüd nagu polegi põhjust neid väga näha” ütleb Kaie ja lisab, et talle väga sobib, et tal on nüüd rohkem aega, et nii kliente nõustada kui ka ise juurde õppida. Kui olla ühe ettevõtte täiskohaga raamatupidaja, siis on rohkem võimalusi sellisteks tegevusteks, aga büroos töötades on tõesti hea, kui aega tekib.
“Osadele inimestele meeldib andmeid sisestada, mulle ei meeldi. Kui ma pean pool oma aega kulutama sellele, siis see ei ole normaalne.” Nõustamistöö on märksa suurema lisandväärtusega. Kaie lisab, et “See on ju mõttetu töö, kui selle suudab robot ära teha. Kui peaks päevast päeva arveid sisse toksima, siis ju polekski aega millekski”.
Kaie leiab, et raamatupidaja töö ei kao ära, aga assistendi koht kaob küll. FMJ on saanud vältida uute töötajate võtmist, neil on üsna stabiilne kollektiiv juba kolm-neli aastat ja klientide arv on kogu aeg kasvanud. “Oleme saanud hoopis palka juurde, mitte kollektiivi suuremaks. Meil on äge kamp ja me oleme efektiivsed”. Viimastel aastatel on juurde võetud ka kaks suurt klienti, kellel mõlemal olid varem oma palgatud täiskohaga raamatupidajad.
“Ma ei saa öelda, et olen professionaalne ärinõustaja, aga oskan kaasa rääkida, sest näen ka seda, kuidas teistel läheb, mis suunas asjad liiguvad ja mis on toimumas. Olen kursis seadusemuudatustega”. Raamatupidaja saab teinekord nõustada ka valdkondades, mis muidu kuuluvad finantsjuhi (planeerimine, kulude kontroll), juriidilise nõustaja (lihtsamad maksuküsimused) või personalispetsialisti (palgamaksud) valdkonda. Loomulikult mitte nii hästi, kui iga spetsialist omaette, aga need on valdkonnad, mille kohta kliendid tänapäeval küsivad. Millal tuleb tulumaks ja millal ei tule? Kui riik on maksuvabastused välja kuulutanud, siis peaks neid kasutama ja on hea, kui raamatupidajal on aega nendega tutvuda.
“Varem ei olnud nõustamine prioriteet, aga nüüd meil on aega sellega tegeleda” ja hästi palju on klientidega suhtlust telefoni teel. Meil kontoris keegi kogu aeg räägib telefoniga ja üks suur muudatus varasemaga on, et kliendid on hakanud meid nendes küsimustes ka rohkem usaldama.”
Lisaks saab nüüd rohkem tegeleda probleemide ennetamisega. Saab juba ette kliendile rääkida, et kui on asjad nagu auto või kinnistu müük, et nad hoiataks ette. Sest kui arve ja makse on juba tehtud, siis on pärast nõme või hoopis pigem võimatu parandada ja tehinguga võivad tekkida lisakulud, mida oleks saanud vältida. Ja see on muutunud juba palju elementaarsemaks, et klient tuleb ja küsib.
“See on ka muutunud, et nüüd saame töötada täiesti ükspuha kus,” leiab Kaie. “Kliendiga niisama kokkusaamine on ära jäänud ja me kumbki ei pea enam oma aega raiskama”. Vanasti oli teinekord nii, et klient pidi külla tulema ja näpuga näitama, et see tšekk on nüüd see projekt ja too on teine. “Nüüd, kui saame kliendiga kokku, siis hoopis räägime asjadest.”
Loo autor Costpocket
www.costpocket.ee
