Hotelliveeb.ee raamatupidamine toimis kuni selle aasta kevadeni nii nagu enamike firmade raamatupidamine. Kõigepealt Hotelliveeb.ee inimene pidi kontrollima, et arve oleks korrektne, misjärel see edastati raamatupidajale, kes selle käsitsi programmi sisestas ja seejärel ka vajadusel panka ülesse pani. Igakuiselt oli vaja raamatupidamisel tuhandeid ostu- ja müügiarveid käsitleda. Tänaseks on see paberite sahin unustatud.
Hotelliveeb.ee tegi koostöös raamatupidamisettevõttega FMJ ja programmeerijatega ettevõttest BitWeb süsteemi, mis aitab raamatupidajate tööd peaaegu täielikult automatiseerida – raamatupidamiskanded saabuvad raamatupidamisprogrammi automaatselt.
Veiko Mahlakas ja Viljo Naar portaalist Hotelliveeb.ee ning FMJ OÜ raamatupidajad Tiina Timmotalo ja Kaie Moisa arendasid koostöös programmeerijatega OÜst BitWeb süsteemi, kus ligi 95% raamatupidamiskandeid tuleb välisest süsteemist automatiseeritud kujul raamatupidamisprogrammi.
“Meie poole pöördunud Hotelliveeb.ee esindajate soov oli, et nende raamatupidamise tehniline pool oleks täielikult automatiseeritud. Kui me küsisime, mida siis meie teeme, oli nende vastus, et joote kohvi ja vaatate, et kõik toimiks,” rääkis programmi loomisest FMJ tegevjuht Kaie Moisa.
Esmalt tuli valida raamatupidamisprogramm, mida on võimalik siduda teiste väliste süsteemidega. “Kaalusime erinevaid variante, lõpuks valisime äritarkvara Standard Booksi. Automatiseeritult pidid hakkama liikuma nii müügi- kui ostuarved ning ka pangakanded,” ütles Moisa. “See on suhteliselt suurte võimalustega programm: müügimoodulis saab kasutada tellimusi, saatelehti, ettemaksuarveid, müügiarveid jms. Pidime leidma parima variandi, arvestades asjaolu, et klient tasub broneerides sageli pangalingiga ja see tähendab, et kohe tekib ka käibemaksuarvestus. Lisaks pidime arvestama, et Hotelliveeb.ee pakub tooteid ja teenuseid käibemaksumääradega 0%, 9% ja 20%,” kirjeldas Moisa olukorra kaardistamist.
Seejärel oli vaja otsida olemasoleva raamatupidamisprogrammi võimalusi, et sobitada need kliendi (müügi)programmiga nii, et tekiks õige raamatupidamiskanne. “See tähendas, et kõigepealt tuli aru saada tehingu sisulisest olemusest, seejärel anda ette kõikvõimalikud variandid, mida klient oma broneeringuga teha võib, enne kui broneering lõplikult kinnitub. Võimalikud on näiteks, et klient muudab broneeringut, tühistab ja saab samaväärse kinkekaardi või tühistab osaliselt jne. Kõik need muudatused tähendavad muudatusi käibemaksuarvestuses, sest raha laekub ju kohe. Iga muudatus tähendab selle külge uue kande tekkimist ja oluline on, et broneering oleks tervik,” selgitas Timmotalo.
FMJ esindajate sõnul toimib praegu müügi poolel kannete sisestamine sajaprotsendiliselt automaatselt. Tarnijad, kelleks enamasti on hotellid, sisestavad arved ise Hotelliveeb.ee extranetis. Sealt liigub kanne raamatupidamisprogrammi, arvete eest tasumiseks tuleb siiski käsitsi teha maksete eksportfail ja importida see panka. “See on koht, kus raamatupidaja paneb kohvitassi käest ja teeb ka natuke tööd,” ütles Timmotalo muiates, lisades: “Ideaalis me tahame näha võimalust, et ostuarve liikumisel raamatupidamisprogrammi luuakse automaatselt maksekorraldus, mis saadetakse panka, ning jääks üle vaid selle kinnitamine.” Hetkel veel osapoolte koostöös programmi täiustatakse, sest kuigi raamatupidajate sõnul kõik üldjoontes toimib, tuleb ikkagi ette olukordi, mida peab käsitsi parandama.
“Kokkuvõttes võib öelda, et see on meile väga põnev väljakutse, millega on kaasnenud intensiivne mõttetegevus ja positiivsed emotsioonid sellest, et leitud lahendused ongi toiminud. Soovime veel rohkem selliseid koostööpartnereid nagu Hotelliveeb.ee,” sõnas Kaie Moisa. “Tänu sellele süsteemile on raamatupidajate elu lihtsam, aga lisaks vähenevad ka ettevõtjate kulud, sest raamatupidajatel kulub nende teenindamiseks vähem töötunde.”
