Viimase paarikümne aastaga on raamatupidajate töö väga palju muutunud. Jah, endiselt peavad klappima deebet ja kreedit, kuid kui varem kulus raamatupidajal suurem osa tööpäevast arvete sisestamise peale, siis selline tööstiil on edumeelsetes raamatupidamisfirmades unustusse vajunud.
„Andmesisestaja töö kaob, raamatupidaja jääb,“ ütleb raamatupidamisfirma FMJ omanik ja juht Kaie Moisa. FMJ tähistab järgmisel aastal 25ndat sünnipäeva. Tegemist on ettevõttega, kus ollakse üdini digiusku ning tehakse kõik, et ka oma kliente õpetada lahti ütlema PDF-arvetest, paberkaustadest ja käsitsi andmete sisestamisest. „Meie jaoks on loomulik püüelda koguaeg sinnapoole, et töö oleks lihtsam ja ka huvitavam,“ ütleb Kaie. „Andmete käsitsi sisestamine ei ole huvitav, aga raamatupidamise sisuline pool ja klientidega suhtlemine on seda kindlasti.“
Kaie sõnul läheb digiusku pöördumine raamatupidamise maailmas uskumatult aeglaselt. On palju firmasid, kus asju tehakse umbes samamoodi nagu aastakümneid tagasi. Seda isegi hoolimata sellest, et viimase viie aastaga on sel alal toimunud murrangulised muutused – paberarved on kadumas või kadunud, arved liiguvad e-postkastist otse majandustarkvarasse ja omavahel suhtlevad ning vahetavaid andmeid erinevad programmid.
E-arveid võiksid ettevõtted rohkem kasutada
E-arvetest hakati juba aastaid tagasi rääkima ja 2019. aastal sai nende vahetamine avalikule sektorile kohustuslikuks. Samas eraettevõtetel e-arvete vastuvõtmise kohustust pole ja endiselt leidub väga palju ettevõtjaid, kelle arvates e-arve on e-kirja manusena saadetav PDF-fail. „On suuri eraettevõtteid, kes võtavad e-arveid vastu, kuid väga paljud väikeettevõtjad ei taha selle teemaga tegeleda. Pelgavad keerulisust või on neil raamatupidaja, kes ei ole edumeelne. Tasapisi e-arvetega seonduv juurdub, kuid meie arvates võiksid need muudatused toimuda palju kiiremini. Seda enam, et üldiselt on ju Eesti inimesed väga avatud igasugustele e-teenustele,“ arutleb Kaie.
Äkki on asi nn vanakooli raamatupidajates, kes kardavad, et digitiiger neilt töö ära võtab? „Ega andmesisestajaid polegi nii palju enam vaja, aga raamatupidajad küll kuskile ei kao. Tänapäeval ei ole raamatupidaja mitte ainult see, kes aastaaruande kokku paneb, vaid ta on ettevõtjale nõuandja, finantspartner. Tema roll on palju laiem kui lihtsalt andmete sisestamine,“ ütleb Kaie.
Ta lisab, et ka klientide uuendusmeelsusega on nii ja naa. Mõni tuleb ise ideedest pakatades ja tahab digiteerida raamatupidamise asju nii, et protsessid saaksid lihtsamaks, kiiremaks ja tegelikult ka odavamaks. Mõnele katsub Kaie müüa mõtet, et võiks hakata kasutama automatiseerimise hüvesid. Võib ka olla nii, et firmajuht tahaks väga protsessid automaatseks muuta, kuid tema töötajad pole veel valmis vanadest harjumustest lahti laskma.
Pearaamatupidaja Tiina Timmotalo lisab, et ega uuele kliendile ei saa ka kohe öelda, et nüüd tuleb kogu paberimajandus unustada. Nõnda võib inimene liiga ära ehmatada. „Eks ma teen talle aastaaruande vanal viisil ära ja annan nõu, kuidas paberiuputust edaspidi vältida ja nö järje peale saada. Paberipatakaga võib tulla küll, aga loodan, et järgmine kord on paberkandjal arveid vähemalt poole vähem,“ muigab ta. „Väga suur probleem on kadunud paberarved. Aga kui tõmmata telefoni vastav äpp ja arved kohe pildistada, siis ei saa arved enam kaduda. Alati on nii, et kui algne muudatuste vastaline asja nö käppa saab, on ta väga tänulik, sest automatiseerimine raamatupidamises muudab elu palju lihtsamaks.“
Suured kliendid eri aladelt
FMJ-l on kontorid Jõhvis ja Tartus. Kahe kontori peale töötab ettevõttes kaheksa raamatupidajat ning igakuiseid kliente on ca 80. Muidugi leidub ka selliseid, kes tulevad korra aastas suure arvepatakaga ning soovivad vaid aastaaruande kokku panemist. Raamatupidamisfirmasid tegutseb Eestis väga palju, kuid Kaie sõnul eristub FMJ konkurentidest sellega, et tal on palju suuri kliente. Neid on erinevatelt elualadelt – majutusest, tootmisest – ning seegi lisab raamatupidaja tööle värvi.
Deebet ja kreedit võivad tõepoolest panna silma särama ning seda on Kaie ja Tiinaga juttu ajades ka tunda. Nende kahe naise kirg on raamatupidamise uuendamine, mille ägedaim projekt on senini olnud hookusbookus.com (varem hotelliveeb.ee) raamatupidamise täielik automatiseerimine. Varem käis see nagu ikka – arveid kontrolliti, sisestati, edastati käsitsi ja nii tuhandeid kordi iga kuu. See kõik on ammuseks unustatud, sest Hotelweb OÜ soovil, koostöös raamatupidamisfirma FMJ ja programmeerimisettevõtte BitWebiga valmis täielikult automatiseeritud raamatupidamislahendus. Raamatupidamisprogrammiks valiti äritarkvara Standard Books. Kõigi nende uuenduste tulemusena valmis tõenäoliselt Eesti kõige automaatsem raamatupidamissüsteem.
Standard Booksi mugavus ja klienditugi pälvib kiidusõnu
Tiina on Standard Booksiga töötanud 3 aastat, Kaie kauem. Kiidusõnu tuleb mõlemalt kasutajalt. Kaie kiidab programmi võimalusi ja hästitoimivaid liidestusi, Tiina rõhutab aga Excellenti klienditoe tugevust. „See on üks paremaid veebitugesid, mida ma kasutanud olen. Kui mul tekib mingi probleem, siis otsin vastust Excellenti veebist ja tihti ka leian selle. Niimoodi ise probleemile lahendust otsides kinnistub asi palju paremini kui helistades ja tehes täpselt neid liigutusi, mida sulle teiselt poolt toru õpetatakse,“ räägib Tiina. „Probleemilahendus ei jää meelde, kui sulle ette öeldakse, mida tuleb teha. Siis sa lihtsalt teed automaatselt õpetuse järgi ja ei õpi.“
Veel meeldib Tiinale, et töötajad on koguaeg samad, mitte ei vaheldu alailma. „Näha on, et töötajad püsivad ja tahavad selles ettevõttes töötada. Mulle kui kliendile on väga hea, kui on samad töötajad, mitte iga korda uus inimene, kellele tuleb asju algusest peale seletama hakata,“ sõnab ta.
Pangaautomaatika töötab Standard Booksis hästi ja selleta enam ei taha.
Pangaliidestus toimib hästi mõlemas suunas. Väga mugav on programmist panka tasumiste saatmine ja teistpidi tuleb programmi pangaväljavõte, mille töötlemata kannetele on lihtne reeglid peale teha. Nii saab nt pangateenuse kande tegemise programmi hooleks jätta.
Kokkuvõttes julgustavad mõlemad raamatupidajad kasutama ära kõike positiivset, mida pakub digimaailm. „Mõelge, et te saate tänu sellele raamatupidamisteenusele kuluva raha eest tegelikult palju rohkem – te ei maksa lihtsalt andmesisestamise eest, vaid saate tööõiguse-, seadusandluse- ja finantsalast nõu.“
Allikas: https://www.excellent.ee/fmj-udini-digiusku-raamatupidamisfirma/ ( 16.11.2022)
